第一条 为进一步推进我院公文管理工作的科学化、系统化、规范化，提高管理工作的质量，增强执行力，根据学校的有关规定，结合我院实际情况，特制定本规定。
第二条 适用于继续教育学院的公文类别主要有：
公文（收文、发文）、总结（工作计划、工作报告、工作总结、会议纪要、会议记录）、教学（教务、教学、学籍、培训等）、人事、音像等。
一、 收文、发文收集归档的范围：
1. 中央、部委、校发送的文件；
2. 学院及下设机构制定的文件；
3. 外单位及个人发来的有关人事、财务、聘请外教、重要会议等重要信函、传真、电报；
4. 学院及下设机构发往外单位及个人的有关人事、财务、聘请外教、重要会议等重要信函、传真、电报；
5. 其它重要资料。
二、 工作计划、工作报告、工作总结、会议纪要、会议记录收集归档的范围：
1. 学院及下设机构领导的重要工作报告、工作总结；
2. 学院领导向上级领导汇报工作时的重要纪要、记录；
3. 学院领导与下级领导洽谈，布置工作时的纪要、记录；
4. 院务会、党委会、教代会、工会会议、其他会议等重要会议纪要、记录。
三、 教务、教学、学籍、培训相关资料收集归档的范围：
1. 教学计划、课程设置、教改方案；
2. 科研计划、科研成果；
3. 学生名册及成绩记录；
4. 考题；
5. 学生公共四、六级，专业四、八级统考成绩；
6. 教职工正式发表的论文、论著、译文、译著及其它正式出版物原件。
四、 人事资料收集归档的范围：
1. 教职工名册及其自然资料，包括：性别、出生年月日、籍贯、政治面目、文化程度、职称、职务、参加工作时间、简历、奖惩、家庭住址、电话、主要社会关系等；
2. 调入调出人员的自然材料；
3. 教职工工资升降、职称变动、职务任免及评优获奖情况；
4. 年中、年末奖金发放分档标准及名册；
5. 病、事假记录及证明材料；
6. 教职工国内、外进修记录。
五、 重要图片、音像资料收集归档的范围是：
1. 学院主办、协办的国际、国内会议；
2. 学院党、政、工、团、教代会及系、部、中心召开的重要会议；
3. 学院领导参加国内外、校内外重要会议及活动；
4. 学院教学改革的重要进展过程及成果；
5. 重要教学活动，包括研究生、本科生论文答辩及课内外重要活动；
6. 学院集体或个人荣获部、市、校先进荣誉称号；
7. 学院举办的重大活动，包括：院庆、图片展、座谈会、联欢会、运动会、郊游等。
第三条 管理程序：收文、登记、拟办、分送、批办、承办、催办等。
8. 收文：学院院务办公室负责接收校、部、处或其他单位发来的公文、材料等。
1. 登记：收到的文件按党务、行政、教学、科研、学生分类登记，并将收文日期、序号、来文单位、标题、份数等逐一填写清楚。
2. 拟办：收到的公文，由院务办公室登记并填写《继续教育学院收文批办单》，并由办公室主任及时提出拟办意见报有关领导阅示或转有关部门阅办。
3. 分送：需要两个以上领导批示的文件，应明确主批人。需两个以上部门办理的公文应明确主办部门和协办部门。
4. 批办：院领导审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批时间，其他审批人签字或者画圈视为“同意”；对于没有具体请示事项的，可圈阅表示已阅知。一般情况下，院领导批阅文件应在3个工作日内完成。院领导草拟、修改、审批和签发的公文应使用符合存档要求的黑色或蓝黑色印迹的钢笔或者签字笔。
5. 承办：部门收到承办的公文后，应及时办理，不得延误、推诿。对于确因客观原因不能在规定时限内办理完毕的，应及时向来文部门讲明原因取得同意。对不属于本部门职权范围或不宜本部门办理的，应迅速退回院务办公室，并说明理由。对于两个以上部门承办的公文，主办部门应当与协办部门及其他部门主动协商，及时处理，原则上不得再以批转文件的形式请其他部门阅处。院领导批示未明确主办部门的，原则上以领导批办意见中承办部门的顺序，第一个部门为主办部门。
6. 主办部门承办的文件办理完毕后，应在《继续教育学院收文批办单》的办理结果一栏中认真填写落实情况，如有需要上报的文字材料，应同时附于正文后，及时退回院务办公室归档。“办文”应严格按上级来文时限要求办理，没有具体时间限制的，原则上应在收到文件后的7个工作日内向院务办公室和来文部门回复办理结果。
7. 上级来文中的“阅文”在各部门一般不得超过3天，阅毕应及时退回到院务办公室，不得横传到其他部门。未经文件制发部门的同意或授权，文件阅读范围不得自行扩大。
8. 催办：对于送领导批示或是交由承办单位办理的公文，院务办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
第四条 发文办理
1. 制发公文的过程：包括草拟、审核、复核、签发、用印、登记、分发等程序。
2. 草拟公文：应该做到符合国家的法律、法规及其他相关规定，符合北京航空航天大学继续教育学院的职责权限，符合发文格式的相关规定。
3. 审核公文：标题应当准确简要概括公文的主要内容，正文应当情况确实，观点明确，表述准确、字词规范、标点正确，篇幅力求简短。
4. 复核公文：在学院一般应执行两级审核制度。
5. 在送交院务办公室前需要主管部门领导和分管院级领导审批并签字，重点为内容是否符合国家法律、法规和方针，内容与现行政策是否衔接、与本单位有关规定是否相抵触，是否需要与有关部门协商、会签，文字表述是否准确等。
6. 对于公文排版格式、行文规则等不符合要求的文稿，院务办公室不予办理，对需作较大修改的文稿需退回拟稿单位修改后重报。
7. 签发公文：院务办公室对交来的公文做最后的编排，做好公文登记，进行刊印。公文签发后，院务办公室负责公文的用印、登记、存档等工作。
第五条 文件归档与销毁
一、 公文由院务办公室统一归档或销毁。不具备存档和存查价值及存档后多余的公文，经院务办公室主任批准，统一销毁。其他任何部门及个人不准私自销毁公文。
二、 个人出差、开会带回的公文，应当及时交院务办公室。各部门工作人员调离时，应将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
三、 涉及外事方面的公文，按照外事工作规定办理。涉及保密的公文，按照保密工作有关规定办理。
四、 学院院务办公室对学校及学院下发和转发的公文的贯彻情况应当进行督促检查。
五、 归档要遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用的原则。将办理完毕的文件，按不同的分类和序号分别归放在相应的文件夹内，以备查寻。
六、 整理归档的电子文件，首先要鉴定归档的电子文件，确定归档电子文件的档案属性，编制归档说明，然后存入磁盘（含压缩归档等方式），复制备份，最后确定载体标识。
七、 公文归档的管理工作应按如下标准执行：
1. 分类管理：为了便于工作，公文档案分为公文（收文、发文）、总结（工作计划、工作报告、工作总结、会议纪要、会议记录）、教学（教务、教学、学籍、培训等）、人事、音像五类管理。各单位可根据本条例制定相应的具体措施并指定专人负责，认真做档案收集管理工作。
2. 专人管理：院务办公室制定专人负责公文的管理工作。
3. 填写目录
（1） 凡归档的案例必须逐件填写统一格式的卷内文件目录；
（2） 文件目录上的所有项目必须用钢笔按规定填写齐全、字迹工整；
（3） 填写的文件标题不能随意改动和简化；
（4） 所有文件应分为“保密”和“普通”二类，并在目录中注明。
4. 组卷排列
（1） 组卷要求是：同一问题、同一会议、同一事件的文件以及正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发与原件应立在一起；
（2） 排列要求是：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；定稿在前，历次稿依次在后。
5. 编注装订
（1） 破损的文件应加以裱糊，不够16开大的纸要用16开纸加以裱糊。装订线上有字的要托裱加宽；
（2） 字迹容易扩散、消失的电传、传真等应复印后与原件一起立卷；
（3） 文件不论是单面或双面书写，均应编注页码。照片可在空白处编注、录音带、录像带、可在盒带上编注；
（4） 装订要结实、整齐、不掉页、不倒页、不压字、不妨碍阅读。
6. 保管期限
（1） 档案的期限定为长期、短期二种；
（2） 长期保管的档案包括：决议、决定、条例、规章制度、人事任免、各种会议的重要文件、纪要、记录、工作计划、总结、上级领导对本单位的指示、命令、批复、重要教学活动及相关的音像资料等；
（3） 凡是在短时间内需要查考的档案，列为短期；
（4） 每四年对已失去保存价值的短期保管文件清理一次，被清理的文件造册后，经主管领导审查后上交或销毁。
7. 借阅档案
（1） 因工作需要借阅一般性普通档案，须经院务办公室主任同意后借阅；
（2） 借阅保密性档案，须经主管领导批准；学院行政档案，须经正、副院长批准；学院党委档案，须经正、副党委书记批准；学院工会档案，须经工会正、副主席批准；学院学生档案，须经负责学生工作的党委副书记或分团委书记批准；
（3） 借阅批准手续只限一次有效；
（4） 借阅档案必须严格履行登记制度，归还时进行清点注销；
（5） 借阅档案的人员不得泄密、涂改、拆散、转借和带档案外出。如有特殊情况需要转借或带档案外出时，要经主管领导批准；
（6） 借阅的档案用毕即归还，不得超过三天。到时没有用完须重新办理手续。节假日前夕应将所借档案归还，待节后再借；
（7） 外单位需查阅本系档案时，经主管领导批准后，可在档案所在办公室内利用，一般不得带回；
（8） 凡借阅的档案文件，一律不得私自翻印、复印、复制，如必须翻印、复印、复制，应经主管领导批准；
（9） 借阅人要妥善保管所借档案，不得遗失、损坏。借阅人对档案有保护义务。
第六条 公文流转流程
一、 OA系统是校内公文流转的主要平台。学院各部门的OA用户每天上班后应及时登录并应用OA系统查看文件及有关信息，及时处理OA系统中的日常办公事务与通知事项。
二、 为避免发文的延误，各部门的报文工作应在截止日期前3个 工作日将文稿的电子板提交院务办公室，并填写《继续教育学院发文申请表》由主管领导签字盖章。
三、 院务办公室在收到文稿电子版及《继续教育学院发文申请表》后应在1个工作日内完成OA系统中的报文工作。并跟踪催办，及时将结果反馈给相关部门。
四、 院务办公室收到学校的发文后，应在一个工作日内转发给学院相关负责部门和领导审阅。认真填写《北京航空航天大学继续教育学院收文批办单》，并负责督办工作。
五、 校内收发公文需严格遵照OA系统的使用规定进行操作，详见《办公自动化系统培训材料》。